Avis Notion : Fonctionnalités, prix, avantages et limites

On résume souvent Notion à un simple logiciel de prise de notes. Si c’était le cas à ses débuts, cet outil de productivité a bien évolué. Aujourd’hui, on le décrirait mieux en le qualifiant de logiciel de gestion de projet.

Certains n’hésitent pas non plus à considérer Notion comme leur deuxième cerveau.

Notion est un super outil pour les micro-entrepreneurs et les petites équipes qui ont besoin d’améliorer leur organisation. Certains l’utilisent même pour créer des petits sites web.

Et ce qui est encore plus cool avec Notion, c’est qu’il permet de gérer à peu près n’importe quel type de projet. Le but étant de proposer une solution simple mais puissante qui centralise tous nos projets et flux de travail pour favoriser le travail, que ce soit en solo ou en collaboration.

On est donc assez loin d’une simple application de prise de note. Il faut plutôt le considérer comme le digital workspace de ton entreprise.

Points forts et points faibles de Notion

Points forts

Le principal intérêt de Notion, c’est qu’il est simple à utiliser. Pas besoin de passer des heures à comprendre comment ça marche : n’importe qui peut s’en sortir avec un peu de patience, du moins pour ce qui est des fonctionnalités de base.

Il te faudra peut-être un peu de temps pour utiliser Notion comme un pro, trouver les meilleures configurations de projets et l’organisation des équipes. Mais tu peux t’appuyer sur les modèles et la documentation pour gagner du temps.

Au cœur de cet outil, on retrouve la prise de notes : la fonctionnalité originelle. Mais on peut aussi gérer des projets avec Notion, du moment qu’ils ne sont pas trop complexes ni trop nombreux.

Notion propose une offre raisonnable avec des prix accessibles. Et la formule gratuite conviendra parfaitement à celles et ceux qui ont besoin d’un petit logiciel simple mais puissant pour améliorer leur productivité. L’outil vise d’ailleurs plutôt les micro-entrepreneurs et les petites équipes de travail.

Points faibles

De par sa conception et ses choix en matière de fonctionnalités, Notion ne peut pas rivaliser avec un logiciel de gestion de projets complexes. Même si on retrouve une offre qui pourrait convenir aux grandes entreprises, ce n’est pas l’outil le plus adapté à mon avis.

Autre bémol, certains utilisateurs auront du mal à utiliser les fonctionnalités les plus avancées de Notion. Et l’éditeur de texte fonctionne à sa manière : il ne faut pas s’attendre à un outil de traitement de texte comme Word ou Google Docs.

Prix de Notion : combien ça coûte ?

Notion est disponible sous 4 formules (prix par utilisateur) :

• Gratuite
• Plus à 9,50€ / mois ou 90€ / an
• Business à 17€ / mois ou 168€ / an
• Entreprise (tarif sur demande)

En ajoutant l’option d’intelligence artificielle, le prix des formules payantes de Notion augmente de 7,50€ par membre et par mois en facturation annuelle et de 9,50€ par membre et par mois en facturation mensuelle :

• Plus à 19€ / mois ou 180€ / an
• Business à 26,50€ / mois ou 258€ / an

Cette option inclut plusieurs fonctionnalités comme des questions/réponses immédiates, un remplissage automatique des données et un rédacteur intégré.

Attention, si tu actives l’IA de Notion, l’option s’applique à tous les utilisateurs. Ça peut donc chiffrer assez vite si tu as une équipe importante.

Le plan gratuit est parfait pour les particuliers et les solopreneurs. Il permet de charger des fichiers de 5 Mo maximum et conserve un historique de modifications de 7 jours. Il permet de collaborer avec 10 utilisateurs invités. Il est cependant assez limité en termes de sécurité.

Pour des besoins plus importants, tu seras mieux loti avec un plan Plus ou Business car ils débloquent de nombreuses fonctionnalités intéressantes :

• Pages et blocs illimités
• Taille de fichiers illimitée
• Historique de modification de 30 jours
• Bases de données synchronisées illimitées
• Automatisations personnalisées
• Etc.

À qui s’adresse Notion ?

Notion propose des offres pour des profils assez variés.

Les particuliers et micro-entrepreneurs pourront se contenter de la formule gratuite. L’outil permet de créer des notes, des tableaux Kanban, des listes de tâches, des petits projets persos ou pros… Et on peut facilement personnaliser chaque projet pour l’adapter à ses préférences.

Notion convient aussi aux petites entreprises qui cherchent un outil collaboratif pour gérer leurs projets. Chacun peut accéder au projet depuis son propre appareil (ordinateur ou mobile) et il est même possible de créer des espaces de travail par équipe (par exemple : équipe marketing ou commerciale, devs, managers…).

Les agences pourront aussi se servir de Notion pour gérer les projets de leurs différents clients. Il facilite l’organisation car il permet de cloisonner chaque compte, détail, document objectif et timeline.

Notion peut aussi convenir aux grandes entreprises. Mais je ne pense pas qu’il soit réellement adapté aux projets à grande échelle. Oui, chaque équipe d’un grand groupe peut passer sur Notion mais l’outil ne semble pas vraiment adapté pour la gestion de projets complexes avec plusieurs dizaines ou centaines d’intervenants.

Quelles sont les fonctionnalités de Notion ?

Notion est un logiciel SaaS, c’est-à-dire que tu peux t’en servir depuis n’importe quel navigateur web (Chrome, Firefox, Safari…). Toutes les données sont stockées dans le cloud sur les serveurs de l’application.

Cette configuration fait de Notion un bon choix de logiciel pour les équipes qui collaborent à distance. Sachant qu’on peut aussi s’en servir via les applications mobiles iOS et Android.

Pages

Notion permet de créer des projets et d’y travailler seul ou à plusieurs. Il faut simplement savoir qu’on les désigne ici sous le nom de « pages ». Chaque page est un projet qui peut être connecté aux autres ou totalement indépendant avec sa propre mise en page.

L’interface de Notion est assez dépouillée ce qui facilite sa prise en main. On retrouve sur la gauche de l’écran une barre latérale avec toutes les pages, les réglages, les templates et la corbeille. Sur le reste de l’écran, on a les contenus de la page sélectionnée.

Pour chaque nouvelle page, on peut personnaliser l’image d’en-tête, ajouter une icône et un texte de description.

Blocs de contenu

Une fois la page créée, tu n’as plus qu’à commencer à rédiger tes notes ou ajouter des blocs de contenu :

• Texte
• Titre
• Image
• Colonnes
• Vidéo
• Audio
• Code
• Fichier
• Lien web
• Liste de cases à cocher
• Google Maps
• GitHub
• Etc.

Ce qui est cool, c’est que tu peux même créer des blocs synchronisés qui se mettent à jour automatiquement sur toutes les pages où ils sont présents.

Et comme sur l’éditeur Gutenberg de WordPress, tu peux facilement ajouter de nouveaux blocs en utilisant la fonction « / ». Il suffit de taper ce caractère sur la page pour voir apparaître la liste complète des blocs disponibles.

Une fois qu’un bloc a été ajouté à une page, tu peux le déplacer et le modifier comme tu veux grâce aux fonctions de drag and drop. Et si tu trouves qu’une page commence à devenir trop chargée, tu peux cacher des blocs grâce aux flèches déroulantes ou carrément créer une nouvelle page.

Vues et templates

Chaque page peut utiliser une présentation différente. Tu peux par exemple créer une page comportant du texte et une autre sous forme de tableau Kanban.

Notion propose les types de pages suivants :

• Notes
• Wikis
• Projets
• Calendrier

Si cette liste peut sembler courte, sache qu’elle permet de créer un très grand nombre de pages très différentes.

Tout dépend du projet que tu souhaites gérer.

La vue tableau est vraiment pas mal pour créer une feuille de route détaillée avec des étapes et des tâches précises. On peut attribuer une date, un nom, un statut et même un niveau de priorité à chaque étape du projet.

Et chaque colonne d’un tableau peut être une page à part entière. Chacune contenant les informations qui lui sont propres de manière indépendante des autres colonnes.

Notion permet aussi d’appliquer des filtres à chaque colonne afin de n’afficher que les informations qui t’intéressent à l’instant T. C’est pratique quand on travaille à plusieurs et qu’on n’a pas envie de se retrouver noyé par un trop-plein de notes et d’informations.

En plus des différentes vues, Notion propose tout un tas de templates de pages gratuits ou payants. Les prix varient de $2 à parfois plus de $100 par modèle.

Ces modèles sont extrêmement variés :

• Réunions
• Projets et tâches
• Listes de courses
• Préparation d’une fête
• Annuaire
• Planning GANTT
• Programmes ou notes de cours
• Planning éditorial
• CRM
• Dashboard de community manager
• Gestion de tickets
• Correction de bugs
• Base de connaissances
• Générateur de pitch via l’IA
• Etc.

Bref, Notion fait tout pour faciliter la prise en main. Quel que soit ton besoin, qu’il soit simple ou complexe, tu vas pouvoir te lancer sans attendre en faisant ton choix parmi les dizaines de modèles déjà disponibles.

CMS

Notion est loin de proposer des fonctionnalités aussi avancées qu’un véritable CMS comme WordPress, Shopify ou PrestaShop. Mais on peut tout de même s’en servir pour publier des petits sites en one-page ou une base de connaissances pour ses clients.

Là aussi, c’est plutôt simple. Il faut pour cela commencer par choisir le modèle le plus adapté. Pour créer un petit site internet d’entreprise, on peut par exemple utiliser ce modèle (mais il y en a plein d’autres) :

Tout ce que tu as à faire, c’est d’obtenir ce modèle et de le personnaliser. Tu peux ajouter ou retirer des blocs, modifier les images et les textes, ajouter des sections, etc.

Quand tu penses être satisfait du résultat, tu n’as plus qu’à le publier sur le web en utilisant l’option correspondante.

Travail en équipe

Sur Notion, il est possible de bosser seul ou à plusieurs. Mais tout se retrouve au même endroit : cette centralisation des documents, des comptes et des projets facilite le travail en équipe.

Chaque membre de la team peut donc accéder aux informations dont il a besoin quand il en a besoin. Les managers peuvent aussi définir des rôles à chaque utilisateur et restreindre les accès à certaines pages si besoin.

Dans tous les cas, Notion est automatiquement mis à jour lorsqu’un membre de l’équipe modifie une page ou un document. Chaque changement est d’ailleurs répertorié dans un historique pour suivre toutes les évolutions d’un projet.

On peut aussi laisser des commentaires entre membres d’équipe : questions, feedback, directives… Chaque membre de l’équipe reçoit instantanément des notifications quand des commentaires sont publiés sur une page. C’est super pratique pour le travail à distance.

Un autre aspect intéressant de Notion, ce sont les différentes permissions et les possibilités de partage. Tu peux même créer des groupes d’utilisateurs en leur donnant uniquement accès à certaines pages précises. On peut aussi inviter des personnes extérieures à collaborer sur certaines pages de Notion (c’est ce qu’on appelle les « invités »).

Gestion de bases de données

Notion peut servir à centraliser l’ensemble des données de ton entreprise :

• Textes
• Images
• Fichiers
• Clients
• Projets
• Etc.

Tu peux par exemple utiliser Notion pour connecter un client à un ou plusieurs projets. Idem pour les membres de ton équipe et les documents.

Tu peux même connecter un calendrier sur lequel tu retrouves toutes les deadlines importantes d’un ou plusieurs projets : planning éditorial, sprint de développement, dates de publication d’articles ou de contenu sur les réseaux sociaux…

Un comme la fonctionnalité de CMS, Notion ne remplacera pas un logiciel de gestion de bases de données pur et dur. Mais il se présente quand même comme une option intéressante pour tout centraliser sur une seule application.

L’IA : le nouvel assistant de Notion

Notion a récemment déployé cette nouvelle fonctionnalité qui vient s’ajouter en option aux différentes formules payantes.

Le but derrière cet assistant IA, c’est d’aider l’utilisateur à être plus productif. Il permet notamment d’automatiser certaines tâches chronophages et répétitives (organisation et compte-rendus de réunions, brainstorming…).

L’intelligence artificielle de Notion peut aussi t’aider à corriger tes textes et trouver l’inspiration avec par exemple des sujets d’articles. Elle ne pourra pas tout faire à ta place mais elle peut t’aider à gagner du temps sur pas mal de choses.

Se lancer avec Notion

Pour se lancer avec Notion, c’est assez simple. Direction le site officiel pour créer un compte.

Création de compte

Sur le site officiel de Notion, il faut cliquer sur le bouton en haut à droite de l’écran qui indique « Essayer Notion ». Ce bouton te dirige vers le formulaire de création de compte.

La création d’un compte Notion ne demande qu’une adresse email, un compte Google ou Apple et un mot de passe.

Une fois le compte créé, le logiciel va te demander de d’indiquer si tu souhaites utiliser Notion en solo ou à plusieurs. Ensuite, il ne te reste plus qu’à donner un nom à ton premier espace de travail. Généralement, on indique ici le nom de notre entreprise mais tu es libre de choisir une autre dénomination si ça te fait plaisir.

Naviguer dans l’interface

Tu atterris ensuite dans ton espace de travail fraîchement créé.

D’entrée de jeu, Notion te propose une page qui liste les actions à faire pour bien prendre en main le logiciel. Cette page comporte aussi un tutoriel vidéo que je t’invite à regarder pour comprendre la manière dont l’application fonctionne.

Sur la gauche de l’écran, on retrouve plusieurs rubriques :

• Recherche rapide, mises à jour et réglages
• Espaces de travail
• Espace privé
• Modèles
• Import de fichier
• Corbeille

Tu peux créer plusieurs espaces de travail si besoin. Ça peut être pratique si tu souhaites par exemple cloisonner les équipes ou les clients.

Chaque espace de travail rassemble ensuite des projets que Notion appelle des pages. Et chaque page est un projet à part entière qui peuvent prendre des formes très différentes : texte, tableau, base de données…

Tu es libre de modifier le mode d’affichage de chaque page pour l’adapter au projet en question (Kanban, calendrier, timeline…).

Et si tu as besoin de créer un nouveau type de page pour X ou Y projet, tu peux gagner du temps en parcourant les templates : des dizaines de modèles de projets prêts à l’emploi, gratuits ou payants.

Le problème avec Notion…

Les fonctionnalités de base de Notion sont assez évidentes et à mon avis simples à prendre en main. Mais ça n’est pas pour autant que Notion est un logiciel facile à maîtriser.

Notion est une application no-code qui permet de faire énormément de choses. De la création d’une liste de courses personnelle à la gestion de grosses bases de données pour des entreprises.

Le problème de Notion, c’est qu’il est donc à la fois simple à prendre en main mais aussi très difficile à maîtriser selon les situations.

Les véritables limites imposées par Notion ne sont donc pas fonctionnelles. L’utilisateur obtient une boîte à outils complète. Mais c’est à lui de réfléchir et de comprendre comment il peut utiliser tous ces outils à son avantage.

Pour utiliser Notion à titre perso ou pour gérer des petits projets, tu ne devrais rencontrer aucun souci. Mais la mise en place de projets de grande envergure ou ultra spécifiques te demandera au contraire beaucoup de réflexion et de patience.

Certains seront satisfaits de Notion au bout de quelques heures d’expérimentation. D’autres auront besoin de plusieurs jours, voire plusieurs semaines pour trouver la meilleure manière d’utiliser ce digital workspace. Ce n’est pas pour rien que certains qualifient Notion de système d’exploitation de leur entreprise.

Quelles sont les intégrations possibles avec Notion ?

Notion peut s’interfacer avec pas mal d’autres outils pour s’intégrer dans tes habitudes de travail et t’aider à être plus productif.

Voici la liste des intégrations les plus populaires avec Notion :

• Asana
• Calendly
• Canva
• Dropbox
• GitHub
• Google Drive
• Google Workspace
• Loom
• Make
• OneDrive
• Pinterest
• Slack
• Trello
• Zendesk
• Zoom

Comment contacter le service client de Notion ?

Tous les utilisateurs de Notion (même du plan gratuit) peuvent contacter le service client Notion. Sur ordinateur, il faut cliquer sur le bouton « ? » en bas à droite de l’écran. Sur mobile, il faut se rendre dans la rubrique « Aide et commentaires ».

Les utilisateurs des formules payantes bénéficient du support prioritaire qui répondra aux demandes plus rapidement. Et les entreprises qui ont souscrit à la formule Entreprise ont un contact direct avec un gestionnaire de compte Notion.

Si tu es plutôt du genre à te débrouiller tout seul, sache que Notion partage aussi de nombreuses ressources en parallèle du service client :

• Notion Academy
• Guides et tutoriels
• Webinaires
• Centre d’aide
• Documentation sur l’API
• Blog
• Forum d’entraide

Quelle alternative à Notion en [year] ?

Les alternatives à Notion ne manquent pas. Si tu es toi-même à la recherche d’une solution pour remplacer Notion, je te partage ci-dessous mon top 3 :

1. monday.com Sales CRM

monday.com est l’un des meilleurs logiciels de gestion de projet du marché. C’est donc une très bonne alternative à Notion, notamment grâce à sa grande flexibilité et son degré de personnalisation qui en font un outil parfait pour les freelances et les entreprises. Autre point fort de monday, son haut niveau de sécurisation qui est supérieur à celui de Notion.

2. Pipedrive

Pipedrive est un outil de CRM et de gestion de projet qui vise spécifiquement les TPE et les PME. Il met la barre assez haute pour la mise en place de stratégies commerciales innovantes.

Son pipeline de vente intuitif et ses fonctions de gestion de leads en font un très bon logiciel, notamment pour travailler en équipe.

3. Trello

Trello est probablement l’alternative à Notion la plus connue. Trello est un excellent outil pour organiser son travail, de la simple prise de note à la création de tableaux Kanban complexes.

Comme Notion, il a fortement évolué depuis sa création et il se positionne aujourd’hui comme une application solide pour la gestion de projet Agile.

Avis d’utilisateurs de Notion

Notion est une application qui a très bonne réputation. Et les avis qu’on peut voir ailleurs sur le web confirment notre test. On peut prendre l’exemple de Capterra où Notion obtient la note de 4.7/5 avec plus de 2 100 avis différents.

Dans l’ensemble, les utilisateurs apprécient les possibilités offertes par Notion en matière de personnalisation, de partage de documents et de travail en équipe. Le module d’intelligence artificielle semble lui aussi faire des heureux.

Le revers de la médaille, c’est que Notion semble poser problème dans certains cas complexes d’utilisation (planification de tâches, suivi de projet…). Les fonctions de base sont rapidement maîtrisées mais la création de projets spécifiques est moins évidente pour certains utilisateurs.

Avis Notion [year] : un booster de productivité ?

Note globale : 4.5/5

Alors, Notion ça vaut le coup ?

Je pense que oui. Mais…

Il faut bien comprendre que Notion n’est pas un simple logiciel de prise de note. Ce n’est pas non plus logiciel de CRM ou de gestion de projet comme on a l’habitude de voir.

C’est un outil hybride en no-code qui permet à l’utilisateur de le personnaliser exactement comme il l’entend. Deux utilisateurs différents peuvent donc utiliser Notion d’une manière totalement opposée :

• Création de listes de courses
• Checklist pour préparer un voyage
• Création et gestion d’une ou de plusieurs bases de données
• Gestion de projet Agile
• Création d’un wiki ou d’un mini site internet
• Mise en place d’un centre d’aide
• Etc.

C’est donc un logiciel qui, pour certains, sera très simple à prendre en main. Mais pour d’autres avec des besoins complexes et spécifiques, ça peut demander beaucoup plus de temps.

Source: Avis Notion : Fonctionnalités, prix, avantages et limites

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