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Open Categories MenuAvis Todoist : un must pour la gestion des tâches
- 26 janvier, 2024 -
- Classé dans WebMarketing
Todoist est l’un des outils de gestion de tâches et d’organisation les plus populaires au monde. Que ce soit pour un usage pro ou perso, des millions de personnes utilisent ce logiciel pour organiser leurs journées, gérer des projets plus ou moins complexes, éviter les oublis et gagner du temps.
Lancé en 2007, Todoist compte plus de 30 millions de téléchargements avec une grande majorité d’utilisateurs de la formule gratuite (1 million d’utilisateurs premiums). C’est donc un outil de gestion de projet et de tâches ultra populaire et, vraisemblablement, incontournable.
Mais est-ce que Todoist est fait pour toi ?
On va voir ça tout de suite. Prix, fonctionnalités, points forts, points faibles, alternatives… Je vais passer l’outil au peigne fin et te partager mon avis sur Todoist pour t’aider à faire un choix.
Quels sont les avantages et les inconvénients de Todoist ?
Points forts
Le principal point fort de Todoist, c’est sa formule gratuite. C’est un choix tout à fait pertinent pour un usage perso (solo, familial ou entre amis) et pour répondre aux besoins des petites équipes.
Et si tu as besoin d’accéder à plus de fonctionnalités, tu peux le faire en souscrivant à l’une des 2 formules payantes que je trouve à la fois cohérentes et pas chères. Elles donnent accès à tout le nécessaire pour travailler en équipe et gérer des projets complexes.
Enfin, Todoist est un logiciel simple à utiliser. L’interface est ergonomique et on ne perd pas de temps à chercher telle ou telle fonctionnalité. Pour gagner du temps, on peut aussi s’appuyer sur les nombreux templates personnalisables qui couvrent la majorité des cas de figure (check list de vacances, pipeline de vente, suivi des campagnes marketing, planification d’événements…).
Points faibles
Le principal point faible de Todoist, c’est le manque d’automatisations. L’outil ne va pas détecter les actions répétitives pour les faire à ta place (contrairement à ce qu’on peut retrouver chez son principal concurrent Trello). Autre bémol, les rappels de tâches sont uniquement disponibles dans les formules payantes.
Il faut aussi savoir que Todoist est un logiciel qui s’adresse avant tout au grand public. Il n’est donc pas 100% adapté pour gérer des projets de grande envergure ou d’une trop grande complexité.
Quel est le prix de Todoist ?
Todoist est disponible sous 3 formules :
- Starter (formule gratuite)
- Pro à 5€ par mois (ou 48€ par an)
- Business à 8€ par mois et par utilisateur (ou 72€ par an et par utilisateur)
Plan Starter (formule gratuite)
La formule gratuite de Todoist est tout à fait adaptée à un usage perso ou pour les équipes qui n’ont pas besoin de gérer des projets complexes.
Elle permet d’accueillir jusqu’à 5 personnes par projet ce qui est parfait pour un usage familial, préparer un projet entre amis ou pour une petite entreprise.
Elle permet de gérer jusqu’à 5 projets en simultané, d’activer jusqu’à 3 filtres et de conserver un historique d’activité de 7 jours. Tu peux switcher l’affichage des projets en vue liste ou en tableau. Et la limite de poids de chaque fichier que l’on peut uploader est fixée à 5 Mo.
Mais tu peux aussi utiliser le plan Starter pour intégrer certaines solutions d’email et d’agenda.
Plan Pro (5€/m ou 48€/a)
En passant au plan Pro de Todoist, tu débloques plusieurs jolies fonctionnalités qui ne sont pas disponibles dans la formule gratuite.
Pour commencer, la limite du nombre de projets passe de 5 à 300. L’historique d’activité devient illimité et l’équipe peut utiliser jusqu’à 150 filtres différents pour trier et organiser les projets.
Le plan Pro est bien adapté pour les équipes puisqu’on peut travailler à 25 personnes par projet. L’historique d’activité est illimité et on peut uploader des fichiers de 100 Mo chacun.
Cette formule de Todoist débloque aussi la plupart des fonctions Premiums :
- Rappels de tâches
- Suivi de la durée des tâches
- Thèmes
- Sauvegardes automatiques
- Assistance par l’IA
Plan Business (8€/m/user ou 72€/a/user)
Le plan Business est la formule la plus complète de Todoist. Elle débloque la totalité des fonctionnalités de l’outil pour gérer ses projets comme un dieu. Ou plutôt comme des dieux parce que cette formule est surtout faite pour les grosses équipes.
Avec le plan Business, chaque utilisateur peut créer jusqu’à 300 projets (alors que la limite du plan Pro est de 300 projets pour toute l’équipe). On peut en plus de ces 300 projets personnels créer jusqu’à 500 projets d’équipe. Et chaque membre peut utiliser jusqu’à 150 filtres.
250 personnes peuvent collaborer sur chaque projet. Les équipes ont droit à leur propre espace, peuvent inviter d’autres personnes, attribuer des rôles et des permissions…
En plus de toutes ces fonctionnalités dédiées aux équipes, le plan Business débloque les contrôles de sécurité. Ça permet de restreindre les autorisations et empêcher les membres de réaliser certaines actions comme, par exemple, inviter des personnes extérieures au projet.
Comme tu peux le voir, le plan Business de Todoist est ultra complet et s’adapte très bien aux grosses équipes. Quand bien même, l’outil reste très accessible.
Todoist, ça sert à quoi ?
Todoist est un logiciel SaaS (accessible depuis un navigateur web) qui permet d’organiser ses projets professionnels ou personnels. Que ce soit un projet d’entreprise ou une simple to do list privée, cette application aide ses utilisateurs à gagner du temps et à être plus productifs.
On peut organiser ses tâches sous forme de listes ou de tableaux, séparer les projets pros et persos, ajouter des deadlines et des filtres, indiquer des lieux et même connecter sa boîte mail et son calendrier.
Todoist a connu le succès grâce à son interface simple et ergonomique. Même s’il demande un peu de réflexion pour gérer des projets complexes, c’est un outil à la portée de tout le monde.
En introduisant des fonctionnalités basées sur l’IA et la reconnaissance du langage naturel, Todoist peut aider l’utilisateur à alléger sa charge mentale et remplir instantanément les listes de tâches.
Qui peut utiliser Todoist ?
Tout le monde peut utiliser Todoist car ce logiciel s’adresse aussi bien aux utilisateurs particuliers qu’aux professionnels.
On peut tout à fait utiliser Todoist pour organiser sa journée, noter ses idées ou simplement gérer sa liste de courses. La formule gratuite est idéale pour ça puisqu’on peut facilement ajouter des infos à ses différents projets, noter des rendez-vous, déplacer des tâches au lendemain, etc.
Mais Todoist peut aussi convenir aux entreprises. Si elles ont besoin de gérer des petits projets, la formule gratuite peut convenir. Mais les équipes des TPE-PME se sentiront sans doute plus à l’aise avec la formule Pro, notamment grâce aux fonctions de travail en collaboration (25 personnes, 300 projets).
Et les entreprises avec des besoins plus importants encore pourront s’appuyer sur la formule Business qui peut tout à fait gérer des équipes plus importantes et des projets plus complexes et nombreux.
Quelles sont les meilleures fonctionnalités de Todoist ?
Ajouter une tâche grâce à la reconnaissance de langage naturel
On peut utiliser Todoist au fil de l’eau. Une idée pop dans ta tête ? Tu peux l’inscrire immédiatement dans l’outil. Tu as besoin de noter une tâche à faire tous les lundis ? Pas de souci ! Tape simplement la tâche à réaliser et la fréquence : Todoist va la détecter automatiquement et t’indiquera la tâche chaque lundi.
Ensuite, les différentes tâches s’afficheront automatiquement sur l’écran d’accueil de ton espace Todoist dans les rubriques « Aujourd’hui » et « Prochainement ».
Organiser les projets et définir les priorités
Ensuite, tu peux organiser chaque tâche en l’inscrivant dans un projet.
Dans Todoist, les projets peuvent être scindés en plusieurs sections. Les sections servent à bien séparer tes différentes listes de choses à faire. Par exemple : réunions, préparation des vacances, tâches ménagères, événements…
Tu peux aussi définir un niveau de priorité à chaque tâche. Todoist permet d’ajouter plusieurs niveaux différents (et pas seulement le système binaire : prioritaire ou non prioritaire). Selon leur niveau de priorité, les tâches s’afficheront ensuite dans l’ordre.
Bref, c’est toi le boss, c’est toi qui décide.
Assigner une tâche à un membre d’équipe
Une fois que la tâche est notée dans Todoist, que tu l’as inscrite dans un projet et que tu as défini le niveau de priorité, tu peux l’assigner à un membre de la famille, à un ami ou à un collègue de travail :
- Nourrir le chat
- Arroser les plantes
- Acheter la bière pour la prochaine soirée
- Préparer la prochaine réunion
- Contacter le prospect
- Etc.
Une fois que tout est prêt, il ne te reste plus qu’à enregistrer la tâche. Tu peux la retrouver sur l’écran d’accueil de Todoist, dans le projet que tu auras défini précédemment.
Ensuite, chaque membre de l’équipe peut consulter la tâche, ajouter des commentaires et indiquer aux autres lorsque la tâche est terminée. Tous les membres du projets reçoivent des notifications ce qui facilite le travail en collaboration.
Ajouter des fichiers aux tâches
Selon la nature du projet, il peut être utile d’ajouter des fichiers dans les tâches. C’est surtout pratique pour optimiser la productivité du travail en équipe.
Todoist permet à chaque membre d’ajouter des fichiers divers :
- Images
- Messages vocaux
- Etc.
La taille maximale de chaque fichier est de 5 Mo pour les utilisateurs du plan gratuit et de 100 Mo pour les utilisateurs premiums.
Utiliser des modèles pour créer des projets
Pour te faciliter un peu plus la vie, Todoist met à ta disposition tout un paquet de modèles réutilisables et personnalisables. Tu n’as qu’à faire un choix selon le type de projet que tu souhaites créer.
Todoist propose des dizaines de modèles gratuits prêts à l’emploi
- Créer un article de blog
- Faire un bilan annuel
- Créer un calendrier de publications
- Check list de vacances
- Préparer un cours ou une formation
- Créer une vidéo
- Déménager
- Créer la feuille de route pour un nouveau produit
- Créer une liste de lecture
- Mettre en place un pipeline d’embauche ou un pipeline de vente
- Planifier un mariage
- Faire un point hebdomadaire
- Créer une sandbox de développement
- Tracker ses campagnes marketing
- Faire un suivi des bugs
- Etc.
Todoist propose des modèles qui vont du développement au marketing en passant par la gestion, le design et le support. Il y en a pour à peu près tous les goûts. Et si jamais tu ne trouves pas ce qu’il te faut, tu peux toujours personnaliser un modèle existant et l’adapter à tes besoins.
Gérer les tâches et les projets de n’importe où
Todoist est accessible sur tous les appareils. C’est hyper pratique pour gérer et suivre ses projets de n’importe où.
Pour un usage perso, tu pourras te contenter de la version mobile. Et les utilisateurs professionnels pourront jongler entre leur ordinateur et leur smartphone. Et les plus foufous pourront même consulter Todoist sur leur Apple Watch.
On retrouve les mêmes fonctionnalités et quasiment la même interface d’un appareil à l’autre.
Todoist est disponible sur les appareils / navigateurs / systèmes suivants :
- MacOS
- Windows
- Linux
- iPhone et iPad
- Android
- Chrome (extension)
- Firefox (extension)
- Edge (extension)
- Safari
- Apple Watch
Définir des rappels (Pro/Business)
Pour les utilisateurs d’un plan payant, Todoist permet de définir des rappels à des horaires précis (jour et heure). C’est hyper pratique pour éviter les oublis et réaliser certaines tâches qu’il ne faut surtout pas oublier.
Todoist t’envoie alors une notification pour te rappeler la tâche à réaliser et la faire immédiatement. Tu peux aussi indiquer un lieu au rappel, une autre fonction bien pratique pour les entreprises.
Suivre les gains de productivité
Les utilisateurs de Todoist ont aussi accès à une fonctionnalité de suivi du temps passé sur chaque tâche. C’est top pour connaître ses gains de productivité et voir le nombre de tâches réalisées chaque semaine ou chaque mois.
Pour s’en servir, il faut intégrer l’application Timeneye à son espace Todoist (disponible sur Firefox ou Chrome).
Todoist affiche dans une rubrique dédiée des petits graphiques assez faciles à comprendre qui arborent en plus un code couleur selon le niveau de priorité des tâches réalisées. Il peut aussi t’indiquer des objectifs à réaliser comme, par exemple, réaliser 5 tâches par jour.
Le calcul du temps passé est top pour identifier les tâches qui prennent le plus de temps et voir comment améliorer encore sa productivité.
Enfin, Todoist affiche à chaque utilisateur un score de karma : un système de points que l’on cumule en terminant des tâches ou en utilisant des fonctionnalités avancées. Un petit système sympa pour rendre l’usage de l’outil un peu plus ludique.
Afficher les projets en listes ou en tableaux Kanban
Selon le type de projet, on peut avoir besoin de modifier l’affichage. C’est utile pour s’y retrouver plus facilement et être encore plus productif.
Pour commencer, on peut switcher entre l’affichage en liste ou en tableau Kanban. L’affichage d’un projet sous forme de tableau est bien adapté à la gestion de projet en entreprise :
- On peut créer plusieurs colonnes avec des titres différents
- Chaque colonne peut comporter un nombre illimité de tâches
- Les membres peuvent déplacer une tâche dans une nouvelle colonne
- On peut toujours aussi facilement attribuer une tâche à un membre
- Les membres peuvent commenter chaque tâche ou ajouter des étiquettes
- Etc.
Personnaliser les tâches et les projets
En plus de pouvoir changer le mode d’affichage de chaque projet, on peut évidemment personnaliser l’apparence.
Todoist permet de définir des étiquettes pour chaque tâche et d’ajouter des filtres (le nombre de filtres qu’on peut ajouter dépend de la formule d’abonnement). On peut aussi attribuer un code couleur et modifier le libellé de chaque étiquette ou filtre pour plus de clarté.
Les utilisateurs premiums peuvent même choisir parmi 10 thèmes de couleurs différents, histoire de s’approprier le logiciel à 100%.
Quelles sont les intégrations possibles avec Todoist ?
Todoist peut s’intégrer à plusieurs solutions différentes pour faciliter la gestion de projet, que ce soit pour des projets personnels ou professionnels : partage de fichiers, suivi du temps, calendriers, communication…
Voici les intégrations les plus populaires de Todoist :
- Chrome
- Firefox
- Safari
- Dropbox
- Alexa
- Slack
- Zapier
- Microsoft Teams
- Outlook
- Outils Google (Gmail, Agenda, Drive…)
- Trello
- Evernote
- Make
- Zendesk
- Zoho Mail
Comment contacter le service client Todoist
On peut contacter le service client de Todoist via un formulaire de contact sur le site officiel de l’application. Il n’est pas nécessaire de se connecter à son compte client pour obtenir de l’aide mais ça permet à l’équipe de traiter les demandes plus rapidement. L’envoi du message va automatiquement créer un ticket qui sera traité dès que possible par un membre du support.
Todoist met aussi à la disposition de ses utilisateurs plusieurs ressources pour prendre en main l’outil :
- Centre d’aide
- Articles
- Tutoriels
- Guides de démarrage
- Quiz et méthodes de productivité
- Sources d’inspiration
Quelle est la meilleure alternative à Todoist ?
La meilleure alternative à Todoist n’est autre que le logiciel Trello.
Trello est un outil très répandu. C’est parfait pour organiser ses tâches et gérer des projets plus ou moins complexes. Comme Todoist, Trello propose une formule gratuite et des plans payants aux tarifs très accessibles.
Mais Trello représente aussi une bonne alternative à Todoist grâce à ses nombreuses fonctionnalités : modèles de projets, drag and drop des tâches, travail en équipe, automatisations, intégrations avec de nombreuses applications tierces…
Quels sont les avis des utilisateurs de Todoist ?
En fouinant sur le web, on constate que Todoist jouit d’une bonne réputation auprès de ses utilisateurs avec une note moyenne de 4,6/5. C’est le cas sur la plateforme d’avis Capterra mais aussi sur GetApp :
De nombreux utilisateurs apprécient la simplicité d’utilisation et le niveau de service apporté par la version gratuite de Todoist. Certains sont totalement conquis et ne trouvent même pas de points négatifs.
Mais en cherchant un peu, on en trouve quand même quelques-uns.
Parmi les points négatifs qui remontent le plus souvent dans les avis d’utilisateurs, on retrouve le fait que les rappels sont uniquement disponibles dans les versions premiums et le fait que Todoist n’est pas adapté à certains projets de grande envergure.
Todoist : le meilleur outil de gestion de tâches ?
En fin de compte, Todoist est sans doute l’un des outils de gestion de tâches et de projets les plus aboutis du moment. C’est relativement simple à utiliser, complet, pas cher et stable. En plus, l’appli s’adapte à quasiment tous les besoins, qu’ils soient pros ou persos, solos ou d’équipes.
Au final, le principal reproche que l’on peut faire à Todoist, ce sont ses lacunes en termes d’automatisations. De son côté, Trello fait mieux et saura convaincre les utilisateurs hésitants sur ce point.
Quel est ton avis sur Todoist ? Est-ce qu’on t’a donné envie de l’essayer ? On te donne rendez-vous dans les commentaires ci-dessous pour en discuter !
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